1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Kansalliskirjasto (Vapaakappalepalvelut)
Osoite: PL 15 (Unioninkatu 36), 00014 Helsingin yliopisto
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Aija Vahtola
Yhteystiedot: puh. 02941 40797; s-posti: aija.vahtola@helsinki.fi
3. Rekisterin nimi
Kulttuuriaineistolain mukaisesti tallennettavat verkkoaineistot ja vapaakappaletoiminnan asiakasrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Kansalliskirjaston lakisääteinen tehtävä on tallettaa kotimainen julkaisutuotanto lain kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007; jatkossa kulttuuriaineistolaki) mukaisesti. Kulttuuriaineistolain tarkoituksena on Suomessa yleisön saataville saatettujen kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttäminen tuleville sukupolville ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön (1 §).
Vapaakappaletoiminnan yhteydessä kerättävät henkilötiedot voidaan jakaa kahteen kategoriaan: tallennettavat verkkoaineistot ja vapaakappalepalveluiden asiakastiedot.
Tallennettavat verkkoaineistot
Kulttuuriaineistolaki velvoittaa Kansalliskirjastoa tallentamaan eri aikoina yleisön saatavilla olevaa verkkoaineistoa tietoverkoista edustavasti ja monipuolisesti opetus- ja kulttuuriministeriön hyväksymän verkkoaineistojen keräyssuunnitelman mukaisesti.
Vapaakappalepalveluiden asiakastiedot
Asiakastiedot koostuvat kulttuuriaineistolain mukaisesti julkaisujen luovutusvelvollisten organisaatioiden ja niiden edustajien tiedoista sekä yksityishenkilöiden tiedoista. Tietoja tarvitaan kulttuuriaineistolain mukaisen luovutusvelvollisuuden valvonnan toteuttamiseksi (KulltAinL 26 §).
Tietoina kerätään:
- Organisaatiota koskevat yhteystiedot
- Yhteyshenkiön nimi
- Yhteyshenkilön yhteystiedot
5. Rekisterin tietosisältö
Tallennettavat verkkoaineistot
Tallennettavat verkkoaineistot sisältävät julkaisuissa olevat henkilötiedot.
Vapaakappalepalveluiden asiakasreskisteri
Tietoina kerätään:
- Organisaatiota koskevat yhteystiedot
- Yhteyshenkiön nimi
- Yhteyshenkilön yhteystiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tallennettavat verkkoaineistot
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat yleisön saataville verkkoaineistoa asettavat palvelimet, jotka joko sijaitsevat Suomessa tai joiden saataville asettamat verkkoaineistot on tarkoitettu yleisön saataville Suomessa (KulttAinL 2 §).
Vapaakappalepalveluiden asiakasrekisteri
Säännönmukaisia tiedonlähteitä ovat:
- Aineistojen luovutusten yhteydessä asiakkaan antamat yhteystiedot
- Kaupparekisteristä saatavilla olevat julkaisualan toimijoiden yhteystiedot
- Julkaisualan toimijoiden verkkosivuilla olevat yhteystiedot
7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Tallennettavat verkkoaineistot
Lain mukaan tallennettu aineisto tulee säilyttää siten, että sen tiedollinen, kuvallinen ja äänellinen sisältö vastaa alkuperäistä (ks. KulttAinL 9 ja 23 §). Aineistojen asiakaskäyttö on toteutettu tekijänoikeuslainsäädännön ohjeistuksen mukaisesti (TekOikL 1961/404 16 b §). Kansalliskirjasto estää yleisön pääsyn aineistoon, mikäli tuomioistuin ratkaisee, että henkilötieto tai virheellinen henkilötieto loukkaa jonkun yksityisyyden suojaa, kunniaa tai muita oikeuksia. Rikollinen aineisto poistetaan kokoelmista.
Vapaakappalepalveluiden asiakasrekisteri
Ei sisällä arkaluonteisia henkilötietoja.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Tallennettavat verkkoaineistot
Kulttuuriaineistolain mukaisesti tallennetut verkkoaineistot säilytetään pysyvästi (KulttAinL 23 §).
Vapaakappalepalveluiden asiakasrekisteri
Luovutusvelvollisuuden valvonnan ja todentamisen vuoksi tiedot säilytetään pysyvästi (KulttAinL 26 §).
9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Tallennettua elektronista aineistoa käytetään ainoastaan Kansalliskirjaston kokoelmissa olevien julkistettujen teosten välittämiseen yleisöön kuuluvalle henkilölle tutkimusta tai yksityistä opiskelua varten tekijänoikeuslain ohjeituksen mukaisesti (TekOikL 16b §).
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tallennettavat verkkoaineistot
Kopiot tallennetuista verkkoaineistoista toimitetaan opetus- ja kulttuuriministeriön omistamaan kulttuuriperintö-PAS-palveluun. Palvelun tarjoa CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy, joka toimii OKM:n puolesta kontaktina kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. CSC:n tietosuojaselosta on liitteenä.
Vapaakappalepalveluiden asiakasrekisteri
Tietoja luovutetaan Aluehallintavirastolle kulttuuriaineistolain (1433/2007) mukaisten velvoitteiden rikkomustapauksissa.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Vapaakappalepalveluiden henkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Pääsy tietoihin päättyy, kun henkilön työsuhde päättyy tai työskentely asiakaspalvelussa päättyy.
13. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot.
14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Arkistoidut verkkoaineistot
Kulttuuriaineistolain mukaisesti tallennetut verkkoaineistot säilytetään pysyvästi (KulttAinL 23 §).
Kansalliskirjasto estää yleisön pääsyn aineistoon, mikäli tuomioistuin ratkaisee, että henkilötieto tai virheellinen henkilötieto loukkaa jonkun yksityisyyden suojaa, kunniaa tai muita oikeuksia. Rikollinen aineisto poistetaan kokoelmista. Muuta aineistoa ei poisteta kokoelmasta.
Vapaakappalepalveluiden asiakasrekisteri
Virheelliset tiedot päivitetään tarvittaessa. Kulttuuriaineistolain valvonta-tehtävälle tarpeellisia tietoja ei poisteta rekisteristä.
15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
-